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中野人事法務事務所中野 泰(なかの やすし)

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採用時における個人情報保護に関する留意点

採用時、応募者の個人情報の取り扱いについて
注意すべき点はどのようなものが挙げられるでしょうか?

会社が応募者から得る個人情報は、
その業務の目的の範囲内に限られます。
(職業安定法指針(平成11年労働省告示第141号))

ただ、適性検査の結果のような
機微にふれる情報を含み得るため、
こうした情報が漏洩した場合には
本人に大きな損害を与える可能性があります。

また、不採用者の個人情報などは
現に雇っている労働者の個人情報と比較して、
その保護が不十分となるケースが多いのではないでしょうか。

そこで、厚生労働省では、
次の点に留意することが必要だとしています。

1 利用目的を採用応募者本人に通知し、
  又は公表するに当たっては、
  合理的かつ適切な方法により行わなければならない。
  例えば公表の場合、単に会社のホームページに
  掲載すれば足りるものではなく、
  採用応募に関する文書の中に明記する等、
  本人に内容が確実に伝わるような媒体を選ぶ等の
  配慮を行わなければならない。

2 採用応募者から得た個人情報の利用は、
  職業安定法指針により、
  原則としてその収集目的の範囲内に限られ、
  収集目的以外の目的への利用は、
  当該目的を示して本人の同意を得た場合
  又は法令に定めのある場合に限られる。

3 採用応募者から得る個人情報を
  第三者に提供する場合には、
  あらかじめ本人から確実に同意を得るか、
  又はオプトアウトによる場合も、
  提供する項目など必要な事項
  (法第23条第2項)について
  採用応募に関する文書の中に
  明記しなければならない。
  いずれの場合にも、本人が同意等に係る
  判断を適切に行えるよう、
  提供先を明記することが求められる。

  ※オプトアウト:個人情報を第三者提供することが
   目的の場合には、本人の同意を受けずに第三者提供を行い、
   本人の求めがあった場合に
   後から第三者提供を停止するという方法

4 採用応募者に関する個人データの
  取扱いを委託するに当たっては、
  受託者に対して必要かつ適切な監督を
  行うことが求められる。

5 不採用者の個人情報など、
  採用活動の上で必要とされなくなった情報については、
  コピーも含め、その時点で返却、破棄又は削除を
  適切かつ確実に行うことが求められる。
  仮に利用目的達成後も保管する状態が続く場合には、
  目的外利用は許されておらず、
  また、その後も継続して
  安全管理措置を講じなければならない。

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労働組合向けの個人情報保護に関するQ&A

本日(平成25年3月5日)厚生労働省より、
労働組合向けに個人情報保護に関するQ&Aが公表されました。

労働組合も組合員の個人情報を扱っていることから、
情報管理には気を配らなければなりません。
上記のPDFでは45種類のQ&Aが掲載されています。
必要な方は是非ご覧下さい。

なお、あわせて労働組合向けの個人情報保護ガイドラインも
ご紹介しておきます。

ご活用ください!

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